Gestão Documental: tudo sobre a área!

A gestão documental surge como uma prática essencial para garantir a eficiência administrativa, a segurança jurídica e a agilidade nos processos internos. A organização e o acesso rápido às informações são diferenciais competitivos em um mercado cada vez mais dinâmico. Mas o que é exatamente essa prática e como aplicá-la de f orma eficaz, inclusive no ambiente digital?

Acompanhe o artigo para saber mais ou navegue pelo índice:

• O que é gestão documental?
• Como fazer gestão documental?
• Gestão eletrônica de documentos
• Gestão de documentos eletrônicos
• Importância da gestão documental nas empresas

O que é gestão documental?

Gestão documental é o conjunto de procedimentos e técnicas que visam organizar, conservar, controlar e dar destino adequado aos documentos de uma organização, sejam eles físicos ou digitais. Trata-se de uma atividade estratégica que assegura a preservação da memória institucional, facilita a tomada de decisões e atende às exigências legais e regulatórias.

Além de armazenar papéis ou arquivos digitais, a gestão documental abrange também todo o ciclo de vida dos documentos, desde a sua produção, passando pelo uso e arquivamento, até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Como fazer gestão documental?

É importante ter etapas claras para que a instituição estabeleça processos padronizados, evitando a perda de informações relevantes e otimizando a gestão do conhecimento. Alguns exemplos são:

• Diagnóstico da situação atual dos documentos existentes;
• Classificação e categorização dos documentos de acordo com sua natureza e importância;
• Definição de políticas internas de produção, tramitação, uso, armazenamento e descarte de documentos;
• Criação de um plano de classificação e uma tabela de temporalidade documental;
• Treinamento de equipes para o correto manuseio e registro dos documentos;
• Implantação de ferramentas tecnológicas para automatizar e dar suporte aos processos;
• Monitoramento contínuo para atualização das práticas de gestão conforme mudanças legais e organizacionais.

Gestão eletrônica de documentos

Essa modalidade se refere à utilização de sistemas informatizados para organizar, armazenar, localizar e recuperar documentos de forma rápida e segura. Alguns benefícios são:

• Redução do uso de papel e de espaços físicos para armazenamento;
• Acesso remoto e simultâneo a documentos por diversos usuários;
• Maior segurança da informação, com controle de acessos e trilhas de auditoria;
• Automatização de fluxos de trabalho, agilizando processos internos;
• Facilidade no cumprimento de requisitos legais relacionados à preservação e à confidencialidade de dados.

A transformação digital trouxe novas exigências para o mundo corporativo, e com isso a gestão eletrônica de documentos ganhou destaque.

Gestão de documentos eletrônicos

Por outro lado, a gestão de documentos eletrônicos foca especificamente nos documentos que já nascem digitais, como e-mails, relatórios em formato PDF, contratos eletrônicos e formulários online. Os cuidados nesse tipo de gestão envolvem:

• Garantia da autenticidade, integridade e preservação dos documentos;
• Definição de formatos adequados para arquivamento de longo prazo;
• Implementação de políticas de backup e recuperação de dados;
• Uso de certificação digital para assegurar validade jurídica de documentos assinados eletronicamente.

Importância da gestão documental nas empresas

A gestão documental é crucial para o bom funcionamento das empresas por diversos motivos:

• Facilita o acesso rápido e seguro às informações necessárias para a tomada de decisão;
• Assegura a conformidade com legislações e normas de mercado;
• Reduz custos operacionais com armazenamento físico e tempo de busca por informações;
• Protege a memória institucional, fundamental para a construção de estratégias e inovação;
• Diminui riscos de perda de dados críticos e possíveis sanções legais;
• Melhora a produtividade dos colaboradores ao eliminar processos manuais e desorganizados.

Investir em gestão documental, portanto, é uma decisão estratégica que impacta positivamente a governança corporativa, a sustentabilidade do negócio e a competitividade no mercado.

Vem pra Gran Faculdade!

A Gran Faculdade vem mudando a vida de milhares de pessoas por meio de cursos à distância de graduação, pós-graduação e MBA. Seja no digital ou em nosso Campus Presencial em Curitiba, a nossa missão é transformar a educação superior.

Como parte de Sistema Gran de Ensino, que é reconhecido como marca aprovadora há mais de 10 anos, construímos uma renomada reputação na área de educação.

Veja algumas de nossas conquistas:

• Reconhecido pela Amazon como um dos projetos mais relevantes do mundo na área de Tecnologia e Educação;
• Foi eleito pelo Project Management Institute (PMI), um dos 50 Projetos Mais Influentes do mundo;
• Somos o site de educação mais acessado do Brasil;
• Somos avaliados com a nota máxima pelo MEC;
• Aqui o semestre começa quando quiser: entrada imediata e contínua!
• Melhores preços do mercado;
• Mais de 500 mil alunos pagantes e mais de 1000 funcionários;
• Diversas ferramentas de estudo: PDFs, audiobooks, mapas mentais, videoaulas, questões, gerenciador de estudos e muito mais!
• Professores experientes e capacitados;
• Acesso imediato e 100% online.

Quero ser aluno da Gran Faculdade!