A Gestão de Documentos é um campo pouco explorado, mas extremamente valorizado em diversas áreas do conhecimento. Afinal, a organização de documentos é essencial em vários campos de atuação.
Por isso, dominar os conhecimentos e habilidades dessa área pode ser um diferencial para o currículo e uma excelente oportunidade profissional.
Saiba mais ao longo do artigo ou navegue pelo índice:
- O que é Gestão de Documentos?
- Objetivos da Gestão de Documentos
- Como fazer Gestão de Documentos?
- Fases da Gestão de Documentos
- Instrumentos de Gestão de Documentos
- Benefícios da Gestão de Documentos
- Consequências da má Gestão de Documentos
- Qual a importância da Gestão de Documentos?
Destaques: |
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O que é Gestão de Documentos?
A Gestão de Documentos, também conhecida como gestão documental, é um conjunto de processos e atividades voltadas para organizar documentos importantes. Essa área é muito importante em contextos burocráticos e também onde há grande volume e circulação de títulos ou credenciais em geral.
Por exemplo, no serviço público existem diversos ofícios que precisam ser administrados e organizados. Também é o caso da elaboração de editais, contratos, atas de reuniões, emissão de documentos, certidões, diplomas e tantos outros documentos.
Objetivos da Gestão de Documentos
O objetivo da Gestão de Documentos é garantir que tudo esteja organizado e de forma acessível para todos de acordo com a necessidade e objetivo do negócio. O seu foco é organizar, sistematizar e facilitar esse tipo de processo de acordo com diferentes frentes.
Além disso, podemos destacar como objetivos da Gestão de Documentos:
- Organização e sistematização de dados;
- Registro e memória de documentos importantes;
- Conformidade regulatória e contratual;
- Armazenamento de informações essenciais e muito mais!
Como fazer Gestão de Documentos?
Para fazer uma boa Gestão de Documentos é preciso considerar 3 pontos principais:
- Tipos de documentos (financeiros, contratuais, educacionais…);
- Objetivo da organização de documentos;
- Forma de armazenamento (digital, físico…);
Fases da Gestão de Documentos
As principais fases da gestão documental são:
- Recebimento dos documentos;
- Classificação e registro;
- Armazenamento e Preservação;
- Recuperação;
- Acesso, uso e distribuição;
- Manutenção e Atualização;
- Eliminação, se for o caso.
Instrumentos de Gestão de Documentos
Os principais instrumentos de Gestão de Documentos são:
- Normas ABNT;
- Planilhas;
- Fichas catalográficas;
- Sistemas de Gestão de Documentos;
- Classificação Decimal Universal (CDU) e outros!
Benefícios da Gestão de Documentos
Os principais benefícios da gestão documental são:
- Eficiência operacional;
- Segurança da informação;
- Redução de custos;
- Parametrização regulatória;
- Armazenamento, registro e memória;
- Histórico documental e muito mais!
Consequências da má Gestão de Documentos
As principais consequências da má Gestão de Documentos são:
- Ineficiência operacional;
- Perda de documentos comprobatórios e importantes;
- Vulnerabilidade burocrática e contratual;
- Aumento de custos devido a falta de organização;
- Problemas com tomadas de decisões a longo prazo e muito mais!
Qual a importância da Gestão de Documentos?
A Gestão de Documentos é muito importante para fins de comprovação, consulta, registro e memória. Ou seja, ela garante que em casos de um processo judicial, por exemplo, você possa comprovar determinado ponto.
Além disso, os documentos também são fundamentais meios de comprovação de algo: que você concluiu um curso superior, registro de trabalho, prova de títulos em concursos públicos e muito mais.
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