Gestão de Documentos: o que é e quais os objetivos? Veja!

Saiba o que é Gestão de Documentos e a sua importância para diversas áreas do conhecimento!

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A Gestão de Documentos é um campo pouco explorado, mas extremamente valorizado em diversas áreas do conhecimento. Afinal, a organização de documentos é essencial em vários campos de atuação. 

Por isso, dominar os conhecimentos e habilidades dessa área pode ser um diferencial para o currículo e uma excelente oportunidade profissional.

Saiba mais ao longo do artigo ou navegue pelo índice:

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O que é Gestão de Documentos?

A Gestão de Documentos, também conhecida como gestão documental, é um conjunto de processos e atividades voltadas para organizar documentos importantes. Essa área é muito importante em contextos burocráticos e também onde há grande volume e circulação de títulos ou credenciais em geral.

Por exemplo, no serviço público existem diversos ofícios que precisam ser administrados e organizados. Também é o caso da elaboração de editais, contratos, atas de reuniões, emissão de documentos, certidões, diplomas e tantos outros documentos.

Objetivos da Gestão de Documentos

O objetivo da Gestão de Documentos é garantir que tudo esteja organizado e de forma acessível para todos de acordo com a necessidade e objetivo do negócio. O seu foco é organizar, sistematizar e facilitar esse tipo de processo de acordo com diferentes frentes.

Além disso, podemos destacar como objetivos da Gestão de Documentos:

  • Organização e sistematização de dados;
  • Registro e memória de documentos importantes;
  • Conformidade regulatória e contratual;
  • Armazenamento de informações essenciais e muito mais!

Como fazer Gestão de Documentos?

Para fazer uma boa Gestão de Documentos é preciso considerar 3 pontos principais:

  • Tipos de documentos (financeiros, contratuais, educacionais…);
  • Objetivo da organização de documentos;
  • Forma de armazenamento (digital, físico…);

Fases da Gestão de Documentos

As principais fases da gestão documental são:

  1. Recebimento dos documentos;
  2. Classificação e registro;
  3. Armazenamento e Preservação;
  4. Recuperação;
  5. Acesso, uso e distribuição;
  6. Manutenção e Atualização;
  7. Eliminação, se for o caso.

Instrumentos de Gestão de Documentos

Os principais instrumentos de Gestão de Documentos são:

  • Normas ABNT;
  • Planilhas;
  • Fichas catalográficas;
  • Sistemas de Gestão de Documentos;
  • Classificação Decimal Universal (CDU) e outros!

Benefícios da Gestão de Documentos

Os principais benefícios da gestão documental são:

  • Eficiência operacional;
  • Segurança da informação;
  • Redução de custos;
  • Parametrização regulatória;
  • Armazenamento, registro e memória;
  • Histórico documental e muito mais!

Consequências da má Gestão de Documentos

As principais consequências da má Gestão de Documentos são:

  • Ineficiência operacional;
  • Perda de documentos comprobatórios e importantes;
  • Vulnerabilidade burocrática e contratual;
  • Aumento de custos devido a falta de organização;
  • Problemas com tomadas de decisões a longo prazo e muito mais!

Qual a importância da Gestão de Documentos?

A Gestão de Documentos é muito importante para fins de comprovação, consulta, registro e memória. Ou seja, ela garante que em casos de um processo judicial, por exemplo, você possa comprovar determinado ponto. 

Além disso, os documentos também são fundamentais meios de comprovação de algo: que você concluiu um curso superior, registro de trabalho, prova de títulos em concursos públicos e muito mais.

Saiba mais sobre o tema enquanto conhece um pouco sobre a nossa Pós-Graduação em Gestão de Documentos. O curso visa capacitar profissionais que tenham interesse em implantar a Gestão de Documentos em seus respectivos locais de trabalho.

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