Gestão de Documentos: o que é e quais os objetivos? Veja!

A Gestão de Documentos é um campo pouco explorado, mas extremamente valorizado em diversas áreas do conhecimento. Afinal, a organização de documentos é essencial em vários campos de atuação. 

Por isso, dominar os conhecimentos e habilidades dessa área pode ser um diferencial para o currículo e uma excelente oportunidade profissional.

Saiba mais ao longo do artigo ou navegue pelo índice:

• O que é Gestão de Documentos?
• Objetivos da Gestão de Documentos
• Como fazer Gestão de Documentos?
• Fases da Gestão de Documentos
• Instrumentos de Gestão de Documentos
• Benefícios da Gestão de Documentos
• Consequências da má Gestão de Documentos
• Qual a importância da Gestão de Documentos?

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O que é Gestão de Documentos?

A Gestão de Documentos, também conhecida como gestão documental, é um conjunto de processos e atividades voltadas para organizar documentos importantes. Essa área é muito importante em contextos burocráticos e também onde há grande volume e circulação de títulos ou credenciais em geral.

Por exemplo, no serviço público existem diversos ofícios que precisam ser administrados e organizados. Também é o caso da elaboração de editais, contratos, atas de reuniões, emissão de documentos, certidões, diplomas e tantos outros documentos.

Objetivos da Gestão de Documentos

O objetivo da Gestão de Documentos é garantir que tudo esteja organizado e de forma acessível para todos de acordo com a necessidade e objetivo do negócio. O seu foco é organizar, sistematizar e facilitar esse tipo de processo de acordo com diferentes frentes.

Além disso, podemos destacar como objetivos da Gestão de Documentos:

• Organização e sistematização de dados;
• Registro e memória de documentos importantes;
• Conformidade regulatória e contratual;
• Armazenamento de informações essenciais e muito mais!

Como fazer Gestão de Documentos?

Para fazer uma boa Gestão de Documentos é preciso considerar 3 pontos principais:

• Tipos de documentos (financeiros, contratuais, educacionais…);
• Objetivo da organização de documentos;
• Forma de armazenamento (digital, físico…);

Fases da Gestão de Documentos

As principais fases da gestão documental são:

1. Recebimento dos documentos;
2. Classificação e registro;
3. Armazenamento e Preservação;
4. Recuperação;
5. Acesso, uso e distribuição;
6. Manutenção e Atualização;
7. Eliminação, se for o caso.

Instrumentos de Gestão de Documentos

Os principais instrumentos de Gestão de Documentos são:

• Normas ABNT;
• Planilhas;
• Fichas catalográficas;
• Sistemas de Gestão de Documentos;
• Classificação Decimal Universal (CDU) e outros!

Benefícios da Gestão de Documentos

Os principais benefícios da gestão documental são:

• Eficiência operacional;
• Segurança da informação;
• Redução de custos;
• Parametrização regulatória;
• Armazenamento, registro e memória;
• Histórico documental e muito mais!

Consequências da má Gestão de Documentos

As principais consequências da má Gestão de Documentos são:

• Ineficiência operacional;
• Perda de documentos comprobatórios e importantes;
• Vulnerabilidade burocrática e contratual;
• Aumento de custos devido a falta de organização;
• Problemas com tomadas de decisões a longo prazo e muito mais!

Qual a importância da Gestão de Documentos?

A Gestão de Documentos é muito importante para fins de comprovação, consulta, registro e memória. Ou seja, ela garante que em casos de um processo judicial, por exemplo, você possa comprovar determinado ponto. 

Além disso, os documentos também são fundamentais meios de comprovação de algo: que você concluiu um curso superior, registro de trabalho, prova de títulos em concursos públicos e muito mais.

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